„Die E-Rechnung kommt – Wie muss ich mich als Unternehmer darauf vorbereiten?“

Die Einführung der elektronischen Rechnung revolutioniert den Finanz- und Rechnungswesenprozess durch Effizienz, Genauigkeit und Nachhaltigkeit. Ab 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu empfangen und ab 2027 auch unter bestimmte Voraussetzungen nach EU-Norm zu erstellen und zu versenden.

Bei der digitalen Informationsveranstaltung „Die E-Rechnung kommt – Wie muss ich mich als Unternehmer darauf vorbereiten?“ informierten Ludger Ennen und Bettina Olthoff von der Grafschaft-Beratung Strohm und Partner mbB rund 80 Teilnehmende darüber, wie die Implementierung von E-Rechnungen im Unternehmen erfolgreich gestalten werden kann und welche gesetzlichen Anforderungen zu beachten sind.

Was ist eine E-Rechnung?

• Eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format, gemäß der Europäischen Norm EN 16931, ausgestellt wird.
• Die Rechnung muss elektronisch übermittelt und empfangen werden können. Eine medienbruchfreie elektronische Verarbeitung muss möglich sein.
• Formate wie ZUGFeRD 2.0 oder X Rechnung erfüllen bereits diese Norm.
• Da es sich um einen europäischen Standard handelt, gibt es in jedem Mitgliedsstaat darauf basierende E-Rechnungsformate. In Italien wird beispielsweise das Format FatturaPA und in Frankreich das Format Factur-X angewandt.
• Eine im PDF-Format versendete Rechnung ist keine E-Rechnung!

Zeitlicher Ablauf

Ab 01.01.2025:

• Der Vorrang der Papierrechnung entfällt.
• Eingangsrechnungen: Alle Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und verarbeiten zu können! Eine Annahme kann nicht verweigert werden.
• Ausgangsrechnungen: Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden.
• In den ersten zwei Jahren dürfen noch Papierrechnungen versendet werden.
• Andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.

Ab 01.01.2027 Änderung in der Rechnungsschreibung:

• Unternehmen > 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen B2B-E-Rechnungen versenden.
• Unternehmen < 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF, etc.) versenden, sofern der Empfänger zustimmt.
• EDI-Verfahren dürfen unverändert eingesetzt werden.

Ab 01.01.2028:

• Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen versenden.
• EDI-Systeme müssen an die gesetzlichen Bestimmungen angepasst werden.

E-Rechnungen und Vorsteuerabzug

• Besteht die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung und wird dieser nicht nachgekommen und es liegt eine sonstige Rechnung (Papier) vor, dann liegt keine ordnungsgemäße Rechnung vor und ein Vorsteuerabzug ist nicht korrekt. Dies kann durch das Ausstellen einer E-Rechnung geheilt werden.
• Der Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen geht verloren, wenn der Nachweis und die Kontrolle der Echtheit, Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts fehlen und die Rechnung nicht alle gesetzlich geforderten Angaben enthält.
• Rechnungen sind zu prüfen und ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist einzuführen.
• Die Finanzverwaltung schreibt vor, dass jede Rechnung überprüft und die Überprüfung auch dokumentiert werden muss. Dabei ist zu unterscheiden zwischen: dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG, bei dem es nur um den Nachweis und die Kontrolle der Echtheit, Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts geht und der Kontrolle, ob alle in § 14 Abs. 4 UStG genannten Angaben in der Rechnung enthalten sind, die für den Vorsteuerabzug erforderlich sind.

Übermittlung der E-Rechnung: Zustimmung des Empfängers ist notwendig

E-Rechnungen dürfen elektronisch ohne digitale Signatur (z. B. per E-Mail) übermittelt werden. Dabei muss beachtet werden, dass

• der Empfänger der elektronischen Übermittlung zustimmen muss,
• die Echtheit der Herkunft und
• die Unversehrtheit des Inhalts nachgewiesen bzw. dokumentiert werden sowie
• die Lesbarkeit der Rechnung gesichert sein muss.

Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung ist keine bestimmte Technologie vorgeschrieben. Derjenige, der die Rechnung ausstellt, ist somit frei in der Entscheidung, in welcher Weise er zukünftig Rechnungen übermittelt.

Voraussetzung ist, dass der Empfänger zugestimmt hat. Der Empfänger stimmt zu z. B. wenn er die AGB anerkennt, in denen eine elektronische Übermittlung von Rechnungen festgelegt ist. Die Zustimmung kann auch durch eine sog. „stillschweigende Willenserklärung“, hier in Form der Bezahlung, erfolgen. Besser ist es aber, die Zustimmung vorab schriftlich einzuholen.